Werken vanuit huis

Ik was enigszins verbaasd door de brief van CEO Andy Jassy aan het personeel van Amazon. De boodschap? Het personeel wordt geacht weer terug naar kantoor te komen. Volledig vanuit huis werken (zoals tijdens COVID) was al eerder vervangen door een gedeeltelijke terugkeer naar kantoor, voortaan mag het alleen nog op basis van een uitzondering.

Jassy past de gebruikelijke ‘sandwich’ techniek toe om een gevoelige boodschap over te brengen. Een teken dat hij (of zijn communicatie medewerker) al wel voldoende  zag aankomen dat medewerkers hier een mening over zouden hebben. Eerst een lading complimenten, dan de nare boodschap om vervolgens weer positief te eindigen. Iedereen die wel eens wat over communicatie gelezen heeft herkent het principe direct, toch werkt het blijkbaar goed genoeg om te blijven toepassen.

Bij onze klanten zien we – hoewel in veel mindere mate – een soortgelijke tendens.

We zien ook de typische “management argumenten” terugkomen om te onderbouwen waarom werken vanaf kantoor toch echt de voorkeur heeft. Het zou een positieve uitwerking hebben op de cultuur. Leren, plannen, brainstormen en kennis overdragen worden allemaal positief beïnvloedt door de aanwezigheid op kantoor. Daar ben ik het overigens grotendeels mee eens; met uitzondering van het idee dat je op deze manier per definitie de cultuur versterkt; dat is naar mijn mening iets wat de Amazon medewerkers uiteindelijk gaan bepalen.

Bij onze klanten zien we – hoewel in veel mindere mate – een soortgelijke tendens. Waar we in COVID tijd gedwongen waren tot thuiswerken horen we steeds vaker geluiden dat het meer en meer wenselijk is om weer vanaf kantoor te werken, hoewel in veruit de meeste gevallen op een hybride manier.

Voor- en nadelen

Wat mij opvalt aan dit soort berichten is dat er altijd eenzijdig wordt belicht wat de voordelen zijn van het werken op kantoor vs thuis. Ik denk dat iedereen wel herkent dat met elkaar rond een whiteboard staan voordelen heeft tegenover een Teams sessie met een virtueel bord. De dynamiek van een face-to-face meeting is anders dan wanneer je elkaar remote ontmoet.

Een training volgen in een fysieke ruimte is anders dan in een virtuele ruimte aanwezig zijn, hoe fancy je avatar ook mag zijn. Ondanks alle voortuitgang op het gebied van Slack, Teams, Zoom, AR en VR; de technologische oplossingen zijn nog altijd niet zover dat het echt niet meer uitmaakt of je nu wel of niet fysiek aanwezig bent. Daarnaast zijn veel mensen in de basis sociale wezens die – ieder op een eigen manier – baat hebben van elkaars gezelschap.

De voordelen van het werken op kantoor zijn er dus zeker, maar zijn die er niet net zo goed voor het werken vanuit huis? Ik noem er een paar:

• Over het algemeen kun je thuis rustiger werken, dus heb je meer focus voor de taken waar je mee bezig bent en kun je die wellicht efficiënter afronden.
• Thuiswerken bespaart je reistijd, tijd die je dan weer anders kunt inzetten (in mijn geval wordt dat meestal extra werktijd).
• Het thuiswerken werkt veelal positief op de werk-privé balans, het stelt je bijvoorbeeld in staat eens met je partner te gaan lunchen of een rondje te hardlopen.

Daarnaast waren er in COVID tijd diverse zichtbare indirecte effecten, zoals minder verkeer op de weg, minder benodigde kantoorruimte en parkeerplaatsen, minder volle treinen en vliegtuigen en alle positieve milieu effecten die dat dan weer veroorzaken. Werken vanuit kantoor heeft dus net zo goed nadelen en datzelfde geldt óók voor werken vanuit huis.

Afwegen

Hoe weeg je die voor- en nadelen nu tegen elkaar? De mensen die de hele dag in meeting ruimtes zitten of naast een whiteboard staan, zijn veelal dezelfde bestuurders en managers die met dit soort maatregelen komen. Het zijn over het algemeen niet de prikkelgevoelige ingenieurs die complexe problemen aan het oplossen zijn. Het zijn niet de financiële medewerkers die even de focus nodig hebben om door de getallen heen te gaan. Ik durf zelfs zo ver te gaan (dit heb ik uiteraard niet wetenschappelijk onderzocht…) om te stellen dat het om mensen gaat die zelf een profiel hebben waarin ze controle en/of direct menselijk contact erg belangrijk vinden.

Of zo’n maatregel dan een concreet meetbaar positief resultaat heeft wanneer je alles tegen elkaar afweegt? Ik vraag het me af. Persoonlijk geloof ik meer in het model wat wij zelf al hanteerden vóór COVID. Een paar tips:

• Specifieke werkzaamheden vragen om fysieke samenwerking, andere werkzaamheden vragen juist om rust en focus. Plan je werk zo dat je de juiste omstandigheden creëert voor het type werk wat je moet doen.
• Creëer in je team (verantwoordelijkheid van een scrum master, team lead of manager) bewustzijn van de voor- en nadelen van de verschillende manieren van werken.
• Ga op individuele basis met mensen aan de slag om te kijken wat voor eenieder het beste werkt. De een is thuis razend productief, de ander raakt door alles afgeleid en heeft juist de structuur en omgeving van kantoor nodig. De een kan op de fiets naar kantoor, de ander moet er anderhalf uur voor in de file staan omdat eerst de kinderen naar school gebracht moeten worden.
• Misschien nog wel het belangrijkste: stem de verwachtingen af. Verwacht je dat iemand snel reageert op berichtjes? Wil je een dagelijkse update van werkzaamheden? Mag iemand gedurende de dag ook andere dingen doen en op die manier de tijd wat flexibeler indelen? Stem de onderlinge verwachtingen af.

Door rekening te houden met dit soort factoren schep je vertrouwen, goodwill en leer je elkaar nog beter te begrijpen. Er is geen one-size-fits-all oplossing. Wanneer je de balans weet te vinden tussen al dit soort factoren, betaalt zich dat vanzelf terug.