Werken in corona tijd

Bij mStack werken we tot na de zomer vanuit huis. En afhankelijk van de klant zien we dat onze medewerkers ook vanuit huis werken, of weer naar kantoor mogen komen. Vaak zijn er dan allerlei aanpassingen gedaan om ook op de werkvloer te kunnen garanderen dat de 1.5 meter afstand aangehouden kan worden.

Dat betekent in veel gevallen ook dat er aanzienlijk minder werkplekken beschikbaar zijn, zo ook op ons kantoor. Daarom hadden we behoefte aan een manier om zo’n werkplek te reserveren, zodat we niet het risico lopen dat er collega’s achter het net vissen en weer huiswaarts kunnen wanneer alle plaatsen al bezet zijn. Geen ontzettend ingewikkelde business case en voor ons een mooie gelegenheid om eens te kijken of we dit met behulp van een low-code platform eenvoudig konden realiseren. En dat lukte, dus delen we hieronder graag hoe je dit zelf kunt inregelen.

Microsoft Power Apps

Misschien eerste een hele snelle introductie in de wereld van low-code applicaties. De naam zegt in principe al genoeg: voor een low-code app hoef je niet veel code te schrijven. Wie vroeger wel eens een applicatie in Microsoft Access heeft ontwikkelt kent het principe nog. Klikken, slepen en je hebt binnen afzienbare tijd (lees: een paar uur) een werkende applicatie voor laptop en mobiel!

PowerApps is het low-code platform van Microsoft, onderdeel van Microsoft 365.

Templates

Naast het feit dat low-code betekent dat je eenvoudig apps kunt maken, betekent het ook dat je eenvoudiger apps kunt delen. Voor Power Apps zijn er dan ook templates beschikbaar waarmee je een bestaande oplossing snel kunt uitrollen. Onze aanname was: het reserveren van een werkplek verschilt wezenlijk niet van het reserveren van een vergaderruimte, dus laten we eens kijken wat daar voor beschikbaar is. En dan kom je al snel uit op de “Book a Room” app (link).

Deze app maakt gebruik van ‘Room’ resources in Office365 en maakt het mogelijk om die te boeken, net zoals je kunt doen vanuit Outlook wanneer je een vergadering plant. Hieronder lees je stapsgewijs hoe je deze app aan je Office365 kunt toevoegen. Let op: hiervoor heb je wel een geldige Power Apps licentie nodig.

Stap 1: Ruimtes aanmaken

Allereerst beginnen we dus met het aanmaken van een aantal ‘ruimtes’, voor iedere werkplek één. Configureer iedere ruimte zodat deze plaats biedt voor maximaal 1 persoon. Eventueel kun je ook gebruik maken van ‘room lists’ om de werkplekken verder op te delen naar ruimte / afdeling. Zie hiervoor: https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/recipients-in-exchange-online/manage-room-mailboxes#create-a-room-list.

Exchange Room list

Stap 2: Power App aanmaken

Navigeer nu naar https://portal.office.com en zoek ‘Power Apps’ op in het menu. Navigeer naar Power Apps en kies daar voor ‘+ Create’.

Power Apps Create option

Je komt nu in het scherm waar je een nieuwe Power App kunt maken. Onderin staan een aantal templates en heb je de mogelijkheid om te zoeken. Zoek naar ‘Book A Room’ om het template te gebruiken bij het aanmaken van een nieuwe app.

Power Apps Template

Stap 3: Testen

In PowerApps kun je eenvoudig testen door het afspeelknopje te gebruiken. De app maakt nu verbinding met Exchange Online via je Microsoft365 account en kan dan via de APIs de informatie opvragen die nodig is. Als het goed is kun je nu al de nieuw aangemaakte werkplekken boeken via de app! Heb je verschillende room lists aangemaakt, dan zal de app je eerst vragen uit welke room list je een ruimte wil boeken.

App Booking Screen

Hierboven zie je een screenshot van de app. Wij hebben wel wat dingen aangepast aan het template, zie stap 5.

Stap 4: Uitrollen

Werkt het naar behoren? Sla de app dan op en gebruik de ‘Publish’ optie om de app te publiceren en uit te rollen. Je krijgt een URL die zowel op laptop als mobiel te gebruiken is. Best eenvoudig, toch? Weinig moeite voor een best krachtig resultaat, precies waar een Power App voor bedoeld is!

Stap 5: Tweaken

Natuurlijk zijn wij niet heel snel tevreden. De standaard app werkt prima, maar er zijn een paar verbeteringen die gemaakt kunnen worden:

  • Pas de tijden aan zodat je alleen tijdens kantooruren werkplekken kunt reserveren.
  • Pas de afbeeldingen aan om de app de look & feel te geven die bij je bedrijf past.
  • Je kunt de code wijzigen zodat ruimten uit een specifieke room list geladen worden. Zo voorkom je dat normale vergaderruimten ook zichtbaar zijn mocht je die niet boekbaar willen maken via deze app. Overigens kan dat geen kwaad aangezien de boeking hetzelfde zal werken als in Outlook.

Conclusie

Inclusief het uitzoekwerk kostte het ons een halve dag om deze app te ontwikkelen. We durven te beweren dat zelfs onze beste ontwikkelaars dat niet hadden kunnen evenaren wanneer dit een volledige maatwerk app zou zijn geweest. Zo bewijzen low code apps hun toegevoegde waarde voor dit type scenario’s.

Let er wel op dat gebruik van Power Apps een licentie vereist. Bij sommige abonnementen inbegrepen, bij andere niet. Dus controleer zeker eerst even of je het pakket überhaupt kunt gebruiken.

Ook interesse in deze oplossing maar toch niet de technische knowhow om het te realiseren? We denken graag mee. Onze contactgegevens zijn terug te vinden op de contact pagina.